ما دور شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات في السعودية

تلعب شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات في السعودية دوراً أساسياً في صناعة الأحداث والفعاليات بطرق مبتكرة للغاية تعتمد على التفكير الاستراتيجي والتنفيذ الإبداعي.  

ما هو تنظيم وتجهيز المعارض؟

يعد تنظيم وتجهيز المعارض هو القيام بالتخطيط الجديد والتنفيذ الدقيق لإقامة معرض ناجح يحقق من خلاله الأهداف المطلوبة للزوار وجميع المشاركين على حد سواء.  

ما هي أفضل استراتيجيات تنظيم المعارض والمؤتمرات؟

• تحديد الأهداف الخاصة بالمعرض أو المؤتمر والتي قد تكون عبارة عن الترويج لمنتجات أو خدمات جديدة، أو بهدف تحقيق صفقات تجارية أو بناء علاقات مع العملاء، أو الهدف هو تعزيز الوعي بالعلامة التجارية.
• تحديد الجمهور المستهدف من المعرض أو المؤتمر، ومعرفة هويتهم واهتماماتهم واحتياجاتهم، بالإضافة إلى تحديد طريقة التواصل معهم أيضاً.
• اختيار الموقع المناسب للمعرض أو المؤتمر، حيث يجب أن يكون الموقع الخاص بهم سهل الوصول إليه، ويحتوى على مساحات واسعة تكفي جميع العارضين والزوار، بالإضافة إلى ضرورة القيام باختيار الموقع المناسب مع حجم المعرض ونوعية الجمهور المستهدف.
• تصميم وتخطيط المعرض أو المؤتمر بشكل جذاب ويوفر تجربة سهلة لتنقل الزوار، فضلاً عن القيام بتصميم وتخطيط المعرض بشكل يناسب المنتجات والخدمات المقدمة.
• الدعاية والترويج للمعرض أو المؤتمر بشكل فعال قبل وبعد وأثناء الحدث.
• الاعتماد على استخدام مختلف قنوات التسويق مثل الإعلانات والعلاقات العامة ووسائل التواصل الاجتماعي.
• جذب العملاء للمعرض أو المؤتمر، وذلك من خلال القيام بالتواصل مع العارضين المحتملين وشرح فوائد المشاركة في المعرض.
• تقديم حوافز لجذب العارضين المشهورين في مجال تخصصهم.
• تجهيز الخدمات اللوجستية مثل النقل والإقامة والغذاء للعملاء والزوار، مع التأكد من توفير جميع المعدات والأدوات اللازمة لإنجاح المعرض.
• إدارة وتنظيم المعرض أو المؤتمر باحترافية وكفاءة مع ضرورة التأكد من أن جميع الأمور تسير بشكل بسيط وسلس.
• متابعة نتائج المعرض أو المؤتمر وإجراء عدة تقييمات لقياس مدى النجاح الذي تم تحقيقه.

   

تصميم البوثات كعنصر تسويق في تنظيم المعارض

يعتبر تصميم أجنحة المعارض من الأمور الهامة الذى تقوم به شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات في السعودية في تنفيذ معرض ناجح، حيث تعد بوثات المعارض بمثابة واجهة للعلامات التجارية المشاركة، وبالتالي يجب القيام بتصميمها بشكل جاذب للجمهور ويترك انطباع إيجابي للزوار، وهو ما يعد عنصر أساسي في تنفيذ استراتيجية تسويق المعارض. ويجب عند القيام بتصميم جناح المعرض الاعتماد على استخدام الألوان والأشكال والصور بشكل فعال لخلق تجربة مرئية ممتعة. بالإضافة إلى الاهتمام بعمل الإضاءة أيضاً والتي سيكون لها دور فعال في جذب الجمهور لبوث الشركة. كما يراعي أيضاً عند القيام بتصميم أجنحة المعارض تقديم أنشطة تفاعلية مع الزوار مثل العروض التقديمية الحية أو تجارب المنتجات. فضلاً عن استخدام التكنولوجيا مثل الشاشات الرقمية والتطبيقات لتوفير معلومات جاذبة عن العلامات التجارية والمنتجات.  

أفضل نصائح لتنظيم معرض ومؤتمر ناجح تسويقياً

يعتمد نجاح تنظيم معرض أو مؤتمر تسويقياً على استخدام أدوات كثيرة مثل القدرة على توظيف المعرفة والخبرات التقنية بشكل منظم بهدف الوصول إلى عرض تنظيمي مثالي يخدم الزوار، مثل بوليفارد الرياض وموسم الرياض أو فعاليات جدة، من خلال القيام بعدة خطوات:

• التخطيط والتنظيم والتنفيذ للمعرض أو المؤتمر بداية من وضع الاستراتيجية الخاصة به قبل وأثناء وبعد انتهائه،
• وإعداد البرامج الخاصة بالمؤتمرات مثل أجندة المؤتمر وقائمة المتحدثين.
• اختيار وتحديد الموقع المناسب للمؤتمرات والمعارض، فضلاً عن إعداد الميزانيات الخاصة به.
• تصميم وتنفيذ الحملة التسويقية للمعرض أو المؤتمر مثل الحملات الإعلامية على وسائل التواصل الاجتماعي وغيرها من الوسائط.
• تنظيم وإدارة عمليات التسجيل داخل المعارض أو المؤتمرات بشكل جيد.
• تصميم وتنفيذ الهوية البصرية وإعداد المطبوعات والمواد الترويجية الخاصة بالمعرض أو المؤتمر.
• التنسيق مع الشركات الراعية للمؤتمر أو المعرض والتنسيق أيضاً مع الشركات التي ستشارك في هذه الفعاليات سواء بعمل وتنظيم الأجنحة الخاصة بها في المعارض، إلى جانب تنظيم جدول الأعمال الخاص بهم.

 

لماذا يعد مجال المؤتمرات والفعاليات من المجالات الرائدة في السعودية حالياً؟

يعتبر مجال المؤتمرات والمعارض من أهم المجالات الرائدة داخل المملكة العربية السعودية خاصة في ظل اتجاه المملكة حالياً نحو تحقيق رؤية السعودية 2030، وبالتحديد في المجال الثقافي والذي شمل تنظيم موسم الرياض وفعاليات جدة، بالإضافة إلى تنظيم فعاليات بوليفارد الرياض.  

لماذا تعد باجل واحدة من أفضل شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات في السعودية؟

تعتبر شركة باجل من أفضل الشراكات المختصة بتنظيم المعارض والمؤتمرات داخل المملكة العربية السعودية، حيث تعد باجل بمثابة وكالة إعلانية متكاملة الخدمات تقوم بتقديم حلول متفردة في مجال التسويق والدعاية والإعلان والعلاقات العامة.