ادارة الفعاليات والمناسبات وأهميتها التسويقية

ادارة الفعاليات والمناسبات فى السعودية بطرق مبتكرة تعتمد على التفكير الاستراتيجي الإبداع من أجل تحقيق نتائج تساعد نشاطك التجارى فى النمو والنجاح التسويقى  

ما هو تنظيم الفعاليات وما أهميته التسويقية؟

تنظيم الفعاليات هو عبارة عن وضع استراتيجية الحدث قبل وأثناء وبعد انتهاء الفعالية سواء كان مؤتمر أو معرض أو حفلة. وتشمل هذه الاستراتيجية القيام بإعداد البرامج الخاصة بالمؤتمرات مثل أجندة المؤتمر وقائمة المتحدثين، واختيار وتحديد الموقع المناسب للمؤتمرات والمعارض، بالإضافة إلى إعداد الميزانيات الخاصة بالفعاليات. وتكمن الأهمية التسويقية لتنظيم الفعاليات في وضع استراتيجيات الترويج والتسويق الخاصة بالمؤتمرات أو المعارض أو الحفلات بهدف دعم نجاح هذه الفعاليات مثل الحملات الإعلامية على وسائل التواصل الاجتماعي وغيرها من الوسائط، وذلك من خلال استخدام أدوات كثيرة مثل القدرة على توظيف المعرفة والخبرات التقنية بشكل منظم بهدف الوصول إلى عرض تنظيمي مثالي.    

• • تنظيم وإدارة عمليات التسجيل والدعم من خلال إدارة روابط التسجيل الإلكترونية وحسابات الدفع الخاصة بالحدث وتوفير فواصل سير الجمهور داخل قاعة المؤتمرات وخدمات دعم الحدث.
  • تصميم وتنفيذ الهوية البصرية وإعداد المطبوعات والمواد الترويجية للحدث.
  • التنسيق مع الشركات الراعية للمؤتمر أو المعرض والتنسيق أيضاً مع الشركات التي ستشارك في هذه الفعاليات سواء بعمل وتنظيم الأجنحة الخاصة بها أو الخيمة الهرمية في المعارض، إلى جانب تنظيم جدول الأعمال الخاص بهم.

• توفير جميع الوسائل والمعدات الخاصة بالحدث والاتفاق مع مزودي الخدمات مثل (معدات التصوير، التغطية الإعلامية، الطعام والشراب، وسائل النقل وأماكن الإقامة).
• إعداد وتصميم هوية الديكور الداخلي بما يتوافق مع نوعية الحدث والتي تشمل: الإضاءة، الصوتيات، الشاشات، تصميم وتنفيذ المسرح.
• تقديم خدمات التسجيل عبر الإنترنت وبيع التذاكر وإجراءات تسجيل الضيوف.
• التسويق والترويج للفعاليات من خلال تقديم الخدمات الإعلانية والعلامات التجارية والترويج لجذب الحضور.
• ادارة الفعاليات والمناسبات في الموقع من خلال ضمان انسيابية جميع تفاصيل الفعاليات في يوم الحدث.

 

كيفية استخدام التقنيات الحديثة في تنظيم الفعاليات

يتم استخدام التقنيات الحديثة في تنظيم وتخطيط الفعاليات والإيفنتات من خلال الاعتماد على الحلول الرقمية لتعزيز التفاعل بين المشاركين والحضور، وذلك باستخدام تطبيقات الجوال والتي توفر كافة المعلومات المتعلقة بالحدث والألعاب والأنشطة التفاعلية للزوار مثل التي تم استخدامها في بوليفارد الرياض. كما يمكن استخدام أيضاً الشاشات التفاعلية في عرض مقاطع فيديو وصور ومعلومات إضافية للزوار، بالإضافة إلى الاعتماد على تقنية الإضاءة التفاعلية في تسليط الضوء على المعروضات وتوجيه الزوار. وتشمل التقنيات الحديثة أيضاً الاعتماد على توفير أجهزة الصوت المجسم والمسموعة للزوار، بالإضافة إلى استخدام نظارات الواقع الافتراضي بهدف توفير تجارب واقع افتراضي للزوار، مثل التي تم استخدامها خلال موسم الرياض.  

نصائح يجب اتباعها عند ادارة الفعاليات والمناسبات

• الاعتماد على أحدث الأساليب التسويقية وإدارة وتنفيذ الحملات التسويقية للمعارض والمؤتمرات بشكل متكامل.
• تحديد الأهداف التسويقية والشريحة المستهدفة ووضع تقدير الميزانية التسويقية للحدث.
• تنفيذ خطط التسعير وتقديم تقارير دورية بالنتائج التي تم الوصول إليها وتقرير نهائي بنهاية تنفيذ الخطة.
• إعداد وبناء استراتيجيات التسويق الإلكتروني للفعاليات من خلال عدة مراحل وهي:

1. التسويق عبر مواقع التواصل الاجتماعي (فيسبوك، تويتر، انستجرام، سناب شات).
2. التسويق عبر البريد الإلكتروني.
3. التسويق عبر محركات البحث (إعلانات جوجل).
4. التسويق ونشر الإعلان عبر الواتس اب.

 

لماذا تعتبر باجل أفضل شركة تنظيم فعاليات ومهرجانات في السعودية؟

تمتلك باجل خبرات واسعة في مجال صناعة الأحداث والفعاليات و تنظيم المعارض والمؤتمرات، واستطاعت خلال السنوات الماضية تنفيذ العديد من المشروعات الناجحة والتي قام بها فريق من الخبراء والشباب ذوي المهارة الإبداعية والخبرة المثبتة في المجال. وتبذل باجل جهود عديدة في دعم خبراتها وتحسين الخدمات المقدمة من خلال الاعتماد على أحدث الطرق الفكرية والتقنية. وتتوسع خدمات باجل وتتطور باستمرار لضمان تلبية جميع متطلبات عملائها بدقة واحترافية عالية، وباستخدام المعرفة والخبرة لتخصيص حلول تسويقية وإعلانية لتوصيل العلامات التجارية بفعالية وتحقيق نتائج تتجاوز توقعاتهم.