يتطلب تجهيز المعارض والمؤتمرات وجود تنسيق متكامل بين مختلف الخدمات من أجل ضمان صناعة الحدث بشكل مثالي عبر تقديم هذه الخدمات بشكل احترافي ومميز.
أهم خدمات تجهيز المعارض والمؤتمرات
يعد تجهيز المعارض والمؤتمرات من أهم الأحداث والفعاليات التي تلجأ إليها العديد من الشركات لمساعدتها في عرض المنتجات الخاصة بها وخدماتها المقدمة للجمهور، حيث تساعد المعارض والمؤتمرات في توفير الخدمات للعملاء وبناء علاقات قوية معهم.
فيما يتطلب تجهيز المعارض والمؤتمرات مجموعة من الخدمات المتنوعة إلى جانب التخطيط والتنفيذ الجيد من أجل صناعة حدث أو فعالية ناجحة وتجذب الجمهور المستهدف بشكل كبير.
وتتضمن أهم خدمات تجهيز المعارض والمؤتمرات كلا من:
تصميم البوثات والأجنحة
يعد تصميم البوثات والأجنحة من أهم خدمات تجهيز المعارض، ولضمان نجاح المعرض يتطلب القيام بإعداد وتصميم وبناء بوث وجناح الشركة يتضمن عروض تفاعلية جاذبة للجمهور تتضمن الأنظمة المرئية والأنظمة الضوئية، بالإضافة إلى القيام بإعداد وتصميم المساحات داخل المعرض بما يتماشى مع موضوع الحدث أو الفعالية.
وتشمل هذه الخدمة أيضاً تصميم وتنفيذ مخطط المعرض أو قاعة المؤتمرات، بالإضافة إلى تصميم وتركيب الديكورات والمفروشات.
التجهيزات الصوتية والمرئية
تعد التجهيزات الخاصة بالأنظمة المرئية والهندسة الصوتية مهمة لنجاح أي معرض أو مؤتمر، وهي تشمل توفير شاشات العرض وأجهزة الصوت والمعدات الصوتية والمرئية، وأجهزة العرض، بالإضافة إلى كافة الجوانب التقنية الخاصة بها، فضلا عن القيام بتوفير حلول إضاءة مبتكرة وجاذبة للجمهور المستهدف.
خدمات التصوير والمونتاج
وهي خاصة بالتصوير الفوتوغرافي والفيديو لتوثيق أحداث المؤتمر أو المعرض.
التسجيل وإدارة الحشود
يعد التسجيل وإدارة الحشود من الأمور المهمة لنجاح المؤتمر أو المعرض، بداية من إنشاء إدارة خاصة بالتسجيل يتم من خلالها تسجيل كافة الحضور وإدارة بياناتهم، بالإضافة إلى توفير خدمات التنسيق والضيافة والأمن وتنظيم وإدارة الحشود لضمان فعالية ناجحة.
الدعاية والتسويق للمعارض والمؤتمرات
تعد عملية الدعاية والتسويق للمعارض والمؤتمرات من الأمور المهمة لنجاح أي فاعلية، خاصة وإنها تساعد في جذب الجمهور المستهدف، حيث يتم الترويج للمعرض أو المؤتمر من خلال استخدام كافة وسائل الإعلام المختلفة، وبالأخص الترويج عبر مواقع التواصل الاجتماعي والسوشيال ميديا.
كما يتم استخدام المواد الترويجية في عملية الدعاية والتسويق مثل الملصقات والبروشورات واللافتات وغيرها من المواد الترويجية الأخرى بهدف التفاعل مع العملاء.
أفضل 7 استراتيجيات في تجهيز المعارض والمؤتمرات
- تحديد الأهداف
- تحديد الجمهور المستهدف
- اختيار الموقع المناسب للمعرض أو المؤتمر
- التصميم والتخطيط
- الدعاية والترويج والتسويق
- تجهيز الخدمات اللوجستية
- إدارة وتنظيم المعرض أو المؤتمر
ما هي أنواع المعارض والمؤتمرات؟
أنواع المعارض
- المعارض التجارية، وهي الخاصة بعرض منتجات وخدمات الشركات.
- المعارض العامة، وهي الخاصة بتقديم المنتجات والخدمات مباشرة للمستهلكين.
- المعارض الصناعية، وهي الخاصة بعرض المعدات والآلات والابتكارات الصناعية.
- المعارض الفنية، وهي الخاصة بعرض الأعمال الفنية والترويج للفنانين.
- معارض التوظيف، وهي الخاصة بربط أصحاب العمل بالباحثين عن العمل.
- معارض التعليم، وهي الخاصة بتقديم المؤسسات التعليمية وبرامجها الأكاديمية للطلاب المحتملين.
أنواع المؤتمرات
- المؤتمرات العلمية، وهي الخاصة بمناقشة الأبحاث العلمية الحديثة وتبادل المعرفة بين الباحثين.
- المؤتمرات المهنية، وهي الخاصة بتطوير المهارات المهنية وتبادل الخبرات بين المهنيين.
- المؤتمرات الصناعية، وهي الخاصة بمناقشة التطورات والتحديات في صناعة معينة.
- المؤتمرات الأكاديمية، وهي الخاصة بعرض الأبحاث الأكاديمية ومناقشة المواضيع الأكاديمية.
- المؤتمرات الدولية، وهي الخاصة بعمل تجمع دولي لمناقشة القضايا العالمية والتعاون بين الدول.
- المؤتمرات التكنولوجية، وهي الخاصة بمناقشة الابتكارات والتطورات في مجال التكنولوجيا.
أهم خدمات الدعاية والإعلان التسويقية لتنظيم المعارض والمؤتمرات
- الترويج للحدث من خلال استخدام وسائل الإعلام المختلفة لعمل دعاية تسويقية للمعرض أو المؤتمر.
- تصميم وطباعة المواد الترويجية مثل البروشورات، الملصقات، واللافتات.
- إدارة وسائل التواصل الاجتماعي، وذلك من خلال استخدام منصات التواصل الاجتماعي المختلفة ومواقع السوشيال ميديا للترويج للحدث والتفاعل مع الجمهور.
خطوات ومراحل تنظيم مؤتمرات ومعارض ناجحة تسويقياً
- تنظيم وإدارة عمليات التسجيل والدعم.
- التنسيق والتخطيط للمؤتمر أو المعرض مع الشركات الرعاية لهما.
- تصميم الديكور الداخلي للمعرض أو المؤتمر.
- تصميم وتنفيذ الهوية البصرية.
- إعداد المطبوعات والمواد الترويجية للحدث.
- توفير جميع الوسائل والمعدات الخاصة بالمؤتمر أو المعرض.
- الاتفاق مع مزودي الخدمات.
- التسويق والترويج للفعاليات.
- إدارة الفعاليات في الموقع.
معايير اختيار شركة تجهيز المعارض والمؤتمرات المناسبة
- الخبرات الواسعة في مجال صناعة الأحداث.
- استخدام أحدث التقنيات التكنولوجية المستخدمة في مجال تجهيز المعارض والمؤتمرات.
- وجود فريق قوي من الخبراء الفنيين في مجال تجهيز المعارض والمؤتمرات.
- اعتماد الشركة على أحدث الطرق الفكرية والتقنية.
